La Dirección de Prestaciones Económicas, Sociales y Culturales del Instituto contrató nuestros servicios para desarrollar un programa integral que permitiera modernizar – y dar cumplimiento a la entonces recientemente publicada Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental – el archivo de trámite de las Unidades Administrativas de Prestaciones Económicas.

Una parte muy importante de dicho archivo, son los expedientes personales de los préstamos que otorga el Instituto.  Parte fundamental de dichos expedientes es el pagaré que firma el derechohabiente, como garantía del crédito que le están otorgando, y que por lo tanto se convierte en patrimonio del ISSSTE.  Es por ello que su pérdida, robo, deterioro o extravío, puede generar un daño muy significativo.  De ahí la enorme relevancia de contar con las medidas necesarias para su adecuada organización, conservación y custodia.

Como preámbulo, y para poder contar con un panorama certero de la situación de estos documentos, Acerva realizó visitas presenciales a un grupo representativo de delegaciones estatales para detectar las áreas de oportunidad.

Los principales hallazgos de esta etapa previa se clasificaron en dos ámbitos:  infraestructura y organización.

Hablando de la primera, nos encontramos con que:

• Los documentos se resguardaban en las oficinas y los almacenes de las delegaciones (es decir, no estaban concentrados).
• En muchas de las ocasiones se carecía de lugares específicos, suficientes y adecuados para su correcta conservación y custodia.
• El mobiliario, si se contaba con él, no era el adecuado.

Y en cuanto a la organización:

• No existían criterios homogéneos para su integración, organización y administración.
• Carencia de medidas de seguridad.

Esta situación generaba muchos problemas para el Instituto, entre ellos:

• Localización poco expedita de los expedientes (o de plano nula, en muchas ocasiones).
• Alto riesgo financiero por pérdida, extravío, deterioro o requisitado incorrecto de los pagarés.
• Bajo nivel de servicio a la derechohabiencia.
• Constantes observaciones de entes auditores (vgr: Órgano Interno de Control).

Una vez analizado todo lo anterior, Acerva propuso, siempre en comunicación y consenso con el Instituto, las siguientes actividades:

• Desarrollo de herramienta informática que permitiera la consulta y explotación de los expedientes de préstamos personales, con su correspondiente manual de uso.
• Capacitación para los usuarios de su utilización.
• Recolectar, de todas las delegaciones del país, dichos expedientes (más de 6 millones). Para ello contamos con personal calificado en cada una de las entidades de la República.
• Procesar en una sola ubicación (planta Acerva en Tlaxcala), todos los documentos.
• Unificar expedientes (evitar duplicados, extraer papeles innecesarios, limpieza).
• Evaluarlos y marcarlos.
• Imprimir carátulas (de acuerdo a la Ley de Transparencia) para cada uno.
• Digitalización y alta en sistema.
• Colocado en folders, con su respectiva rotulación, para de ahí meterlos en cajas adecuadas.
• Guarda y custodia (en instalaciones adecuadas), remisión física a todo el país, baja (cuando así lo defina el plazo de conservación de los documentos).

Como resultado de todos estos procesos, el Instituto obtuvo los siguientes beneficios:

• Sensibilización de todo el personal responsable, acerca de la importancia de la correcta gestión de los expedientes.
• Descongestionamiento en las áreas físicas de las delegaciones, tanto en oficinas como en almacenes.
• Reducción de costos, al disminuir considerablemente el número de impresiones.
• Elevado nivel de servicio para los derechohabientes, al poder localizar sus expedientes digitales de manera inmediata (vía sistema), o en tiempos muy reducidos (envío en 48 horas) los físicos.
• Poder contar con un inventario pormenorizado y actualizado de expedientes.
• Facilidad para dar rápido cumplimiento a los requerimientos de información, en caso de auditoría.
• Cumplir cabalmente con las obligaciones señaladas en la Ley de Transparencia y sus lineamientos.