El Municipio no disponía de los instrumentos de consulta y control archivístico que permitieran la adecuada organización del archivo municipal; no contaba con un manual que definiera los criterios, procedimientos y responsables de ejecutar las acciones de transferencias primarias y bajas documentales; tampoco contaba con una herramienta informática para el adecuado manejo de archivos; parte del personal responsable de la administración del archivo de trámite, de concentración e histórico no había sido nombrado; tampoco había sido integrado el Grupo Interdisciplinario de Archivos.  Aunado a lo anterior, no se contaba con los conocimientos y capacitación necesarios para la correcta organización del archivo del municipio.

Estas condiciones provocaron, entre otras, la siguiente problemática:

• Saturación de espacios en las oficinas administrativas y operativas.
• Pérdida de documentos por condiciones climatológicas adversas y fauna nociva.
• Inexistencia de inventario por serie documental.
• Realización de transferencias primarias, al archivo de concentración, sin observar la normatividad aplicable.
• Impedimento para realizar adecuadamente las bajas documentales.
• Incumplimiento de las obligaciones en materia de organización de archivos.

En su primera etapa, el proyecto contempló la elaboración de un diagnóstico sobre la situación que guardaban los distintos archivos municipales, así como el diseño y desarrollo de los instrumentos de control y consulta archivística:

• Cuadro General de Clasificación Archivística.
• Catálogo de Disposición Documental.
• Guía Simple de Archivo.
• Inventarios Documentales.

Una vez concluidas dichas actividades, la segunda etapa nos permitió establecer lo siguiente:

• Capacitación de los servidores públicos responsables de los archivos municipales de trámite y de concentración.
• Ejercicios prácticos para familiarizarse con el uso de los instrumentos de control y consulta archivística.

Terminada esta etapa, el proyecto contempló la organización de los archivos conforme a lo siguiente:

• Archivos generados desde el inicio de la administración municipal en turno.
• Archivos generados previo al inicio de la gestión en turno.
• Alta y digitalización de los expedientes generados.
• Asesoría y seguimiento.
• Custodia del Archivo Fiscal Municipal.
• Asesoría técnica en el diseño del nuevo archivo municipal.